pengajaran tentang akaun

as requested by @saye_mejai via twitter, dan telah diterang dengan panjang lebar kat email. tetibe rasa cam nak share ngan public tentang akaun. eceli basic akaun jual-beli.

lagipun let's say my experience pun around 2 tahun lebih kot berkecimpung dalam account ni. but keep it simple, i involve with account, tapi takde account qualification. oh, di situ lah nanti maybe i will take lcci course soon. ritu cam dah nak tercapai, tapi sekarang kene tukar plan dan can say, delay sat la kot..

during kilang besi time, i handled account of puncak alam office myself. most of the time. selepas my admin benti, i am the pa, admin, account, hr n pembantu am kan. so, bab2 menjaga akaun, bank-in cheque, prepare ba n lc, sign-up for new akaun kilang n deal with the person in charge in banks. it's not a problem n i have to take charge dengan banyaknye. termasuk gaji, so eceli i gained a lot there.

so, i'm gonna letak sket basic to know in account based on my point of view. seorang yang buat akaun, not fully sebab i tak involve in ubs system. but worth to understand the flow. writings will be very2 simple, with assuming the others not really have the knowledge of accounts and operations. cara tulis pun agak formal dan sewel. kott.

1. maksud po, do, invoice dan statement of account
2. acane berlakunya proses pembelian, dari order sampai ke pembayaran

Soalan No. 1 dan 2 dijawab serentak.

Ini yang ittew nak terang daripada point of view industri. Sebab ittew dah buat account dari 2 tahun lepas, then next keje pun jadik account lagi. So takde masalah kot. Ni kira untuk pemahaman semata lah, tak boleh nak digunakan secara formal untuk jawab pekse. Kononnye la kan..

PO. Means Purchase Order. Kita buat contoh nak beli stationery. Alat tulis. Let's say, kita nak beli beberapa barangan yang telah dipilih. Pen, katrij printer, ring file dan pink ribbon tape. Memandangkan kita dah pilih untuk beli 4 barang ni, sekarang kita akan buat PO. PO ni dibuat bertujuan untuk mendapatkan Quotation atau sebut harga atau senarai harga barangan yang telah di-finalized-kan. Senang cerita, harga yang betul2 akan kita beli selepas kita confirm. Termasukla bila ditolakkan diskaun atau dapat free ke macam mana.

Kita buat PO, then bagi kepada Supplier. Supplier akan check barang2 yang diorang ada sekali ngan stok dalam simpanan dan juga harga2 yang perlu ditawarkan kepada client iaitu kita. Setelah ada semua details, Supplier akan menyediakan Quotation yang akan diberikan kepada kita. Kita akan meng-check quotation tu, adakah sesuai dengan apa yang kita minta dan harapkan dari segi harga dan jenis barang2.

Sekiranya ada bantahan, bolehla meminta Supplier membuat Quotation baru dengan harga baru sebelum dihantar kepada kita. Sekiranya tiada bantahan, pihak kita akan menandatangani Quotation beserta chop syarikat, tanda bersetuju dengan harga yang telah ditawarkan dan diforwardkan semula kepada Supplier.

Supplier akan menyediakan barang2 untuk dihantar kepada kita. Supplier juga akan menyediakan DO (Delivery Order) dan Invoice kepada kita. Kebiasaannya DO dan Invoice disediakan 2 copy. 2-2 perlu dichop dan ditandatangani oleh kita dan disimpan 1 copy oleh Supplier.

Selepas barang dihantar dan di-check, kita akan menchop & sign 2-2 DO dan Invoice. Supplier akan memberikan kita 1 copy DO dan 1 copy Invoice. DO ni boleh dikatakan bukti pihak client menerima barang2 yang dihantar kepada kita. Sekiranya pihak kita tak bersetuju, kita biasanya tak chop+sign DO tu. Kadang2 bukti penerimaan DO di-chop+sign tapi ada lagi satu chop "Goods Received Not Checked" pun ada. Means pihak kita telah menerima barang2 tu tapi tidak disemak kualiti ke camner.

Invoice kadang2 dihantar bersama DO ataupun later baru send. Ada jugak PO yang bertindak sebagai Invoice jugak. Kalau kita lihat, dalam DO hanya tulis item dan kuantiti. Tapi dalam Invoice ditulis item, kuantiti, harga seunit dan harga keseluruhan. Invoice boleh dianggap sebagai Bil. Client akan bayar berdasarkan pengesahan penerimaan barang dalam DO dan harga mengikut dalam Invoice. Kalau takde Invoice, biasanya client takkan bayar.

So, bila nak bayar, perlu ada DO chop+sign dan Invoice. Untuk prepare payment, Si Akaun akan prepare Payment Voucher yang tertulis No Invoice dan Date dan Cheque Number. Cheque akan dibuat sekali dengan Payment Voucher sebelum ditandatangani oleh Orang Yang Punya Kuasa, biasanya Bos.

Bila Supplier nak collect payment, diorang akan sign di Payment Voucher tanda terima dan amik cheque. Lepas tu, kita boleh filingkan semua dokumen tu. Atas sekali Payment Voucher, Invoice, Delivery Oder, Quotation dan Purchase Order. Simpanan sebegini mengurangkan risiko bila diaudit sebab semua dokumen lengkap tersusun.

Tentang Statement of Account. Ialah satu penyata yang diberikan oleh Supplier kepada client2 mereka. Kebiasaannya seseorang client diberikan tempoh masa untuk pembayaran. Antaranya ialah COD (Cash on Delivery - tak semestinya tunai, cheque pun diterima asalkan bayar semasa terima barang), Cash (either cheque atau duit tunai), 30 Days, 60 Days, 90 Days, 120 Days (maksudnya bayar dalam tempoh berapa hari yang telah ditetapkan ni by tunai, cheque atau cara pembayaran lain yang akan diterangkan later).

So dalam Statement of Account, biasanya akan ditulis transaction pembelian dan hutang setakat bulan itu. Statement of Account akan diberikan pada setiap bulan kepada client, selagi mereka ada hutang dengan Supplier. Sesetengah client akan bayar based on Statement of Account. Senang cerita lump sum (sekali harung).

So sekarang kita akan lihat dari point penjual barang ataupun supplier.

Memula sekali kita ada barang. Kita yang akan supply barang2 kepada client. Oleh itu, namanya, kita ada stok barang yang ingin dipilih dan dibeli oleh customer.

Pertama sekali, client akan memberikan PO kepada kita. Selepas checking barang dan harga, kita buat Quotation and hantar kepada customer. Customer pilih. Chop+sign tanda agree. Then kita check barang, prepare DO & Invoice. Then hari hantar, bawak sekali 2-2 DO & Invoice. Suruh customer chop+sign tanda terima. Bawak balik 1 copy of DO dan 1 copy of Invoice dan filing. Tunggu customer bayar Invoice.

Bila hujung bulan nak close account monthly tu, kita akan buat Statement of Account untuk dihantar kepada customer.

So basically, camtu la lebih kurang flow dia. 1 side beli, 1 side jual. Tang supplier pun, dia beli from dia punya supplier n so dia akan jadi customer.

Camtu la citer nyer. Ni part jual-beli la. Kalau dalam account banyak lagi bendanyer. Ada jugak sistem computerized account pakai USB tu, tapi ni baru setat belajar la. So cam takleh nak terang. Dia kene key-in setiap transaction yang berlaku untuk satu-satu akaun, then by the end of the day/month, benda-benda ni matching balik. So cam tak susah sangat nak track balik which transaction double entry ke, tak masuk ke, tak cukup duit ke camtu.

Ada jugak part di mana kita pinjam duit from Bank untuk jadik modal kepada bisnes. So nanti, Bank akan bagi satu term kat kita by sekian-sekian haribulan, kita kene bayar balik to Bank. Ada documents to fill up n kene hantar kat Bank. Ada jugak customer yang bayar kat kita, tapi kita kene sediakan dokumen untuk claim kat Bank dan kita kene tanggung loss atas service charge Bank. Yang ni paling leceh, namanye LC (Letter of Credit). Macam sebelum ni, namanye BA (Banker's Acceptance). Eceli macam2 la kekdahnye. Tapi ini kebiasaannya untuk akaun syarikat yang established and dapat approval from recognition and recommendation untuk dapat privilege ni. Senang citer, yang ada track record bersih ada chance untuk dapat la. But dat's not what i handled, so takleh stori bebanyak.

so, camtu la citer sikit-sikit. i'm still new in dis account field but dis is a knowledge to be shared. so, eventually, what i give, i'll get back. so soon, i will become an account, specializing myself to be in dat field, and so i hope to see the lights in the end of the tunnel. just praying for my future to be sunny as the sun!